Apostille na dokumencie zagranicznym uzyskuje się w państwie, w którym dokument został wydany. Nie można otrzymać jej w polskim Ministerstwie Spraw Zagranicznych ani w polskim urzędzie stanu cywilnego. Dotyczy to między innymi zagranicznych aktów urodzenia, małżeństwa i innych dokumentów wymaganych przy załatwianiu formalności w USC.
Gdzie uzyskać apostille na dokumencie zagranicznym?
Apostille jest poświadczeniem, które potwierdza autentyczność podpisu, charakter osoby podpisanej pod dokumentem oraz – w razie potrzeby – autentyczność pieczęci lub stempla. Nie potwierdza treści dokumentu i nie zastępuje jego tłumaczenia.
Jeżeli dokument wystawił urząd zagraniczny, apostille musi wydać właściwy organ w kraju pochodzenia dokumentu. W zależności od państwa może to być na przykład ministerstwo spraw zagranicznych, ministerstwo sprawiedliwości, sąd albo inny wskazany organ publiczny. Polski MSZ poświadcza dokumenty przeznaczone do użycia za granicą, ale nie nadaje apostille dokumentom wystawionym w innym państwie.
Czy potrzebuję apostille czy legalizacji?
Decydujące znaczenie ma to, czy państwo, w którym wydano dokument, jest stroną Konwencji haskiej z 1961 roku. Konwencja upraszcza obieg dokumentów urzędowych między państwami, które do niej przystąpiły. W takim przypadku stosuje się apostille. Jeżeli państwo nie należy do konwencji, dokument zwykle wymaga legalizacji konsularnej.
| Metoda | Kraje | Gdzie załatwić |
|---|---|---|
| Apostille | Państwa będące stronami Konwencji haskiej | Właściwy organ w kraju, w którym wydano dokument |
| Legalizacja | Państwa, które nie są objęte Konwencją haską | Organy państwa wydania, a następnie właściwa polska placówka konsularna, zgodnie z lokalną procedurą |
Przed rozpoczęciem procedury sprawdź status państwa na aktualnej liście stron Konwencji haskiej oraz wymagania organu, który wystawił dokument. W niektórych przypadkach zastosowanie mogą mieć także umowy dwustronne, które zwalniają dokument z apostille lub legalizacji.
Jak przygotować dokument krok po kroku?
Procedura może różnić się w szczegółach zależnie od państwa, rodzaju dokumentu i organu, który go wydał. Ogólny schemat wygląda następująco:
- Uzyskaj oryginał dokumentu – zamów aktualny odpis lub zaświadczenie w urzędzie państwa, w którym dokument został wystawiony. Upewnij się, że polski USC zaakceptuje dany rodzaj dokumentu.
- Ustal właściwy organ do wydania apostille – informacje znajdziesz w urzędzie wydającym dokument, na stronie właściwego ministerstwa albo w konsulacie. Nie każdy urząd może nadać apostille bezpośrednio.
- Złóż dokument do poświadczenia – w zależności od państwa wniosek składa się osobiście, pocztą lub elektronicznie. Sprawdź opłatę, sposób rezerwacji wizyty i ewentualne wymogi dotyczące formy dokumentu.
- Odbierz dokument z apostille – sprawdź, czy poświadczenie zostało dołączone do właściwego dokumentu i czy dane na apostille odpowiadają podpisowi oraz pieczęci na dokumencie.
- Zleć tłumaczenie w Polsce – po uzyskaniu apostille przekaż cały komplet, wraz z poświadczeniem, polskiemu tłumaczowi przysięgłemu.
W przypadku legalizacji kolejność może obejmować dodatkowe poświadczenia w państwie wydania oraz czynności w polskim konsulacie. Nie należy zakładać, że procedura będzie taka sama jak przy apostille.
Czy dokument trzeba przetłumaczyć?
Samo uzyskanie apostille nie wystarcza, gdy dokument ma zostać przedstawiony polskiemu USC. Apostille potwierdza autentyczność dokumentu, ale nie przekłada jego treści na język polski. Zwykle potrzebne jest tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego języka polskiego.
Najbezpieczniej zlecić tłumaczenie dopiero po uzyskaniu apostille. Tłumacz powinien otrzymać cały dokument wraz z poświadczeniem, ponieważ apostille również może wymagać przekładu. Tłumaczenie wykonane przed dodaniem apostille może nie obejmować elementu, którego zażąda później USC.
Przed wizytą w urzędzie sprawdź, czy wymagany jest oryginał, jaki okres ważności ma dany odpis oraz czy urząd oczekuje dodatkowych dokumentów. Przy formalnościach związanych ze ślubem dobrze zaplanować uzyskanie apostille i tłumaczenie z wyprzedzeniem, ponieważ terminy zależą od zagranicznego organu wydającego dokument.
